Язык сайта:
русский   украинский   English

Составление номенклатуры и оформление дел (нарядов)

Номенклатура дел (нарядов) государственной нотариальной конторы, государственного нотариального архива, частного нотариуса составляется на основании примірних номенклатур, что утверждаются Министерством юстиции Украины по согласованию с Главным архивным управлением при Кабинете Министров Украины.

В номенклатуру должны быть включенные все дела (наряды), которые ведутся нотариусами, а также реестры, книги, журналы.

Номенклатура дел (нарядов) государственной нотариальной конторы, частного нотариуса утверждается заведующим нотариальной конторой, частным нотариусом и согласовывает с соответствующим государственным нотариальным архивом. О составленной номенклатуре дел (нарядов) частный нотариус должен также сообщить соответствующее государственное архивное учреждение.

Номенклатура дел (нарядов) государственного нотариального архива утверждается заведующим архивом и согласовывает с соответствующим государственным архивным учреждением 

Если на протяжении года возникнет необходимость в заведении дел (нарядов), не предусмотренных номенклатурой, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для этого в номенклатуре предполагается резервные номера.

В конце года номенклатура обязательно закрывается итоговой записью, в которой отмечается количество и категории фактически заведенных за год дел. Итоговая запись скрепляет своей подписью лицо, ответственное за ведение делопроизводства, частный ли нотариус.

Этот экземпляр номенклатуры дел (нарядов) является учетным документом для дел временного хранения и сохраняется в архиве государственной нотариальной конторы, частного нотариуса, государственном нотариальном архиве постоянно.

Все выполненные документы группируются у дела (наряды).

В отличие от других документов заявления о принятии наследства, о выдаче свидетельства о праве на наследство или об отказе от наследства, об оплате затрат на счет наследственного имущества, об употреблении мероприятий к охране наследственного имущества, по которым употребленные эти мероприятия, а также претензии кредиторов сразу же формируются в отдельные наследственные дела, каждая из которых получает индекс, который отвечает номенклатуре дел (нарядов), потом регистрируется в книге учета наследственных дел и ему присваивается номер, который отвечает порядковому номеру в этой книге.

В наследственное дело подшиваются все документы, связанные с оформлением наследства по указанному заявлению.

Если наследственную дело не закончено проведением в текущем годе, она переходит на следующий год под тем же номером и перерегистрации не подлежит.

Группировать у дела (наряды) следует документы одного делопроизводственного года. В середине дела (наряда) документы систематизируются в хронологическом порядке, причем документ-ответ должен размещаться после документ-запитую.

Отчеты должны вмещаться в деле (наряде) того года, к которому они относятся по своему смыслу, независимо от времени их составления.

Документы, изготовленные с применением средств вычислительной техники, группируются у дела на общих основаниях.

Не допускается включение в дело (наряда) документов, которые не относятся к ней, а также черновиков и проектов документов.

Реестры, дела (наряды) текущего делопроизводства и законченные проведениям к передаче их в государственный нотариальный архив или на уничтожение должны сохраняться в шкафах, столах, которые замыкаются, и предотвращают влияние на документы солнечный света, пыли.

Хранение документов, изготовленных с применением средств вычислительной техники, проводится по общим правилам.

Изъятие и выдача любых документов с дел (нарядов), как правило, не разрешается.

В исключительных случаях, по требованию суда, арбитражного суда, прокуратуры, органов дознания и следствия в связи с криминальными, гражданскими и хозяйственными делами, которые находятся в их проведении, такое изъятие производится с разрешения заведующего государственной нотариальной конторой, государственным нотариальным архивом, частного нотариуса с обязательным оставлением в деле заверенной копии изъятого документа и постановления об изъятии, протокола изъятия или запроса суда, арбитражного суда.

На письменное требование государственной налоговой инспекции выдаются справки, документы и копии из них, необходимые для определения правильности взыскания государственной пошлины и целей налогообложения.

Законченные проведениям дела (наряды) временного (больше 10 лет) и постоянного хранения после истечения срока их хранение в государственной нотариальной конторе или у частного нотариуса должны казаться в государственный нотариальный архив для следующего хранения и использование.

Дела (наряды) со сроком хранения до 10 лет в государственный нотариальный архив не кажутся.

При прекращении частной нотариальной деятельности в случаях, предусмотренных статьей 30 Закона Украины "О нотариате", частный нотариус обязан в месячный срок передать к государственному нотариальному архиву документы, которые касаются содеянных им нотариальных действий, независимо от срока их хранения.

В случае, когда за состоянием здоровья или из других уважительных причин, а также в связи со смертью частного нотариуса сделать это невозможно, передачу документов к государственному нотариальному архиву производит постоянно действующая экспертная комиссия, которая создается соответственно Министром юстиции Республики Крым, начальником управления юстиции областной, Киевской и Севастопольской городской государственной администрации в составе не меньше 3-х лиц.

Экспертная комиссия организует свою работу согласно утвержденному о ней Положение.

По окончании года должностное лицо, которое отвечает за делопроизводство в государственной нотариальной конторе, частный нотариус производит подготовку дел к архивному хранению и уточняет систематизацию документов в делах, проводит оформление дел (нарядов). Дела временного и постоянного хранения вмещаются в твердую обложку, документы перекладываются в хронологическом порядке и прошиваются. Листы дел нумеруются.

В конце правил (наряда) на чистом листе делается засвідчувальний.

Документы со сроком хранения до 10 лет у дела (наряды) не подшиваются, нумерация листов не производится.

Заголовок на обложку дела (наряда) переносится из номенклатуры дел (нарядов) после его уточнения.

Дать на обложке должны отвечать году заведения и истечение дела (наряда).

На обложках дел (нарядов), что состоят из нескольких томов (частей), указываются крайние даты документов каждого поэтому (части).

Количество листов в деле (наряде) указывается цифрами на основании данных удостоверенной надписи.

Надписи на обложках дел (нарядов) временного и постоянного хранения следует делать четко, светостойкими чернила или тушью.

На дела временного и постоянного хранения составляются отдельные описания.

Описание состоит из годовых разделов и представляет собой перечень названий дел (нарядов) с включением необходимых ведомостей об их составе и содержании.

Описания дел составляются в 4-х экземплярах по установленной форме.

В конце описания делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и словами) количество дел, которые внесены в описание, а также обусловливаются особенности нумерации дел в описании. Истечение описания обязательно соглашается с государственным нотариальным архивом.

Одновременно с подготовкой документов к хранению внедрится отбор документов, которые подлежат уничтожению.

Отбор документов для уничтожения оформляется актом.

В ходе подготовки документов к следующему хранению в государственном нотариальном архиве постоянно действующей экспертной комиссией производится экспертиза научной и практической ценности документов и решается вопрос об отборе их для включения в состав Национального архивного фонда или уничтожение.

При отборе документов на временное и постоянное хранения экспертная комиссия руководствуется действующими правилами и инструкциями Главного архивного управления при Кабинете Министров Украины по организации работы с документами, перечнями и номенклатурой дел и соответствующими указаниями Министерства юстиции Украины.

Согласно утвержденным описаниям государственная нотариальная контора, частный нотариус обязаны в установленный срок сдать в государственный нотариальный архив дела (наряды), внесенные в описание.

Уничтожение документов производится после того, как описания на дела (наряды) временного и постоянное хранение утверждено государственным нотариальным архивом.