Язык сайта:
русский   украинский   English

Прием, рассмотрение и регистрация корреспонденции

Вся корреспонденция, адресованная государственной нотариальной конторе, государственному нотариальному архиву или частному нотариусу, принимается лицом, ответственным за делопроизводство, которая раскрывает все конверты, за исключением тех, что имеют надпись "лично", и проверяет наличие документов и приложений к ним.

При отсутствии в конверте документа или приложений к нему составляется акт в двух экземплярах, один из которых присылается отправителю.

О повреждении конверта делается отметка в почтовом реестре и на конверте.

Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда они необходимые для установления адреса отправителя, времени отправления и получение корреспонденции.

Неправильно оформленные (не подписанные, не засвидетельствовании), поврежденные или присланные не по адресу документы возвращают отправителю или пересылаются за принадлежностью.

Регистрации подлежат все входные, исходные и важнейшие внутренние документы (приказы, протоколы, докладные записки, заявления работников), за исключением документов оперативного характера.

Входные документы регистрируются в день поступления, внутренние и исходные - в день их подписания.

Регистрация документов осуществляется в журналах установленной формы. Учреждения государственного нотариата ведут такие регистрационные журналы:

 журнал регистрации входных документов;

 журнал регистрации исходящих документов;

 журнал регистрации собственных приказов (распоряжений).

Частные нотариусы должны вести журналы регистрации входных и исходящих документов и собственных приказов (распоряжений).

Заявления о принятии наследства, выдачу свидетельства о праве на наследство, об отказе от наследства, об оплате затрат на счет наследственного имущества, об употреблении мероприятий к охране наследственного имущества, претензии кредиторов, сообщение о наложении запрета отчуждения недвижимого имущества, сообщение судебных и следственных органов о наложении ареста, если они поступили по почте, регистрируются в журнале входных документов. После этого они подлежат следующей регистрации по правилам, установленными Инструкцией "О порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины".

На входных документах в правом нижнем углу первой страницы проставляется регистрационный штамп (приложение N 6).

В штампе указываются дата поступления документа и его индекс, который состоит из порядкового номера за регистрационным журналом и номера дела (наряда) за номенклатурой дел, в которой будет сохраняться документ.