Язык сайта:
русский   украинский   English

Засвидетельствование верности копий документов

Засвидетельствование верности копий документов нуждается в соблюдении определенных условий, за которые это нотариальное действие может быть содеяно, а копия документа будет иметь юридическую силу.

Первым условием является соответствие документа, из которого заверяет копия, требованиям закона. Это означает, что документ не должен противоречить закону как по смыслу, так и по форме.

Документом, который противоречит закону, признается такой, содержание которого есть противоправным.

Относительно некоторых документов существует определенный порядок их оформления и выдачи, установлены бланки единого образца и реквизиты документов. Это, в основному, дипломы, аттестаты зрелости, документы органов Рагсу и т.п.. Такие документы не будут отвечать требованиям закона, если например, они выданы неправомочным учреждением, нет подписи служебного лица или печати, не указано число, месяц, год выдачи документа, отсутствующий регистрационный номер, документ изготовлен на ненадлежащем бланке и т.д. Все это дает нотариусу основания для отказа в совершении нотариального действия.

Не отвечают требованиям законности документы, в которых есть подчистки, приписки, непредупрежденные исправление, зачеркнутые слова, которые имеют неясный текст, который його невозможно прочитать, нечеткую печать, которые написаны карандашом, изложенные на нескольких листах, но не прошитые, не пронумерованные та не скрепленные надлежащим образом.

Если оригинал документа вызывает сомнение относительно его действительности, нотариус может задержать этот документ и направить на экспертизу на основании своего постановления (ст. 51 Закона Украины "О нотариате"). Если экспертиза проявит нарушение закона, нотариус сообщает об этом для употребления мероприятий соответствующие предприятия, организации, учреждения или прокуратуру.

Второе условие - наличие юридического значения документа. Это требование вытекает из сущности этого нотариального действия и означает, что документ, из которого свідчиться верность копии, должен касаться прав и законных интересов граждан, иметь значения для дальнейшей их реализации, а итак, создавать определенные правовые следствия для гражданина.

Практически каждый документ, который касается прав и законных интересов граждан, имеет или может иметь юридическое значение. Если у нотариуса возникают сомнения относительно юридического значения документа, он может выяснить, для какой цели свідчиться копия. Отсюда неправомерной будет отказ нотариуса удостоверить верность копии документа, если срок его действия закончился, а значит, документ буцімто потерял свое юридическое значение.

Третьим условием засвидетельствования верности копии документа есть проверка того факта,  может ли нотариус из представленного документа удостоверить копию.

Закон Украины "О нотариате" не содержит перечня документов, из которых нельзя удостоверить верность копии. Поэтому при этом следует руководствоваться п. 138 Инструкции о порядке совершения нотариальных действий нотариусами Украины, а также Указом Президиума Верховной Рады СССР от 4 августа 1983 г. (который не противоречит законодательству Украины), где определен перечень документов, из которых верность копии не свідчиться. 

Это, в первую очередь, документы, которые свидетельствуют лицо гражданина, в частности паспорт, а также документы, которые его заменяют: справка о потере паспорта, выданная органами внутренних дел, паспорт гражданина Украины для выезда за границу, дипломатическая или служебный паспорт, вид на жительство лица, которое живет в Украине, но не является гражданином Украины, национальный паспорт иностранца, справка об освобождении из мест лишения свободы.

К документам, которые заверяют лицо гражданина и из которых нельзя удостоверять верность копии, принадлежат партийные билеты, профсоюзный, военный билеты, студенческие билеты, депутатские и служебные удостоверения и т.п..

Запрещается удостоверять верность копии некоторых документов, которые выдаются органами здравоохранения: справок лечебных учреждений о рождении ребенка, больничных свидетельств и фельдшерских справок о смерти, справок и выводов о наличии психических заболеваний, медицинских выводов на детей-инвалидов из детства в возрасте до 16 лет, свидетельств о болезни бывших военнослужащих, в том числе и тех, кто находился в плену.

Удостоверять верность копий больничных листков, если они были выданы врачом с утверждением главного врача или совместно с ним, можно лишь при условии, которые их подписали оба врачи.

Нельзя удостоверять выписку из зачетной ведомости, если не предъявлен диплом об истечении учебного заведения. Не подлежат засвидетельствованию также временные удостоверения, выданные техникумами вместо диплома, а также справки об истечении интернатуры, клинической ординатуры, аспирантуры, выданных вместо удостоверений. Нельзя также удостоверять верность копий протоколов заседаний экзаменационных комиссий при проводке кандидатских испытаний.

Не подлежит засвидетельствованию верность копий записей актов гражданского состояния, поскольку выдача их гражданам запрещена, а юридическое значение будет иметь выданное по установленной форме свидетельство.

Запрещается удостоверять верность копий пропусков для входа в учреждение, удостоверений о командировке военнослужащих, справок о пребывании в партизанских отрядах.

Не подлежат засвидетельствованию копии трудовых книжек в случае выезда гражданина за границу, так как трудовые книжки не подлежат легализации и вывоза за границу. По запросам выдаются архивные справки.

Копия завещания может быть удостоверена лишь после представления нотариусу лицом, указанным в завещании, свидетельства о смерти завещателя и при условии, что нотариус имеет документальное подтверждение того, что завещание не упразднено и не изменено.

Четвертое условие предусматривает, что засвидетельствованию подлежат копии только тех документов, которые выходят от предприятий, организаций и учреждений и касаются личных прав и законных интересов граждан.

Итак, нотариусы не имеют права удостоверять верность копии писем одних предприятий, учреждений, организаций, адресованных другим предприятиям, организациям и учреждениям, так как такие документы должны сохраняться в делах учреждения, их изъятие или выдача с дела не разрешается.

Есть еще некоторые условия засвидетельствования верности копий документов, которые их необходимо дополнительно учитывать при определенных обстоятельствах, которые возникают с совершением этого нотариального действия.

Для засвидетельствования верности копии документа, выданного гражданину, необходимым условием является то, что подлинность подписи гражданина на оригинале документа должна быть удостоверена нотариусом, или должностным лицом исполкома местного совета, или предприятием, учреждением, организацией по месту работы, обучение, проживание или лечение гражданина (п. 138 Инструкции).

При этом нотариус должен обращать внимание на то, чтобы подлинность подписи гражданина на документе была удостоверена не только в определенном учреждении, а и соответствующим должностным лицом, и скрепленная печатью этого учреждения.

Верность копии из копии документа заверяется при условии, которое раньше верность копии была удостоверена в нотариальном порядке. Кроме того, она может быть удостоверена, если копия выдана предприятием, организацией, учреждением, которое выдало оригинал документа. Копия в таком случае должна быть изложена на бланке этого учреждения с приложением печати и отметкой о том, что оригинал документа находится на этом предприятии, в организации или учреждению (п. 139 Инструкции).

При этом засвидетельствование копии из копии требует определенного оформления. Так, копия из копии должна содержать полный текст документа с указанием подписей должностных лиц, текста расшифрованной печати учреждения, которое выдало этот документ. Дальше размещается текст посвідчувального надписи о засвидетельствовании верности копии, подпись нотариуса и полное наименование нотариальной конторы. Подготовленная в такой способ копия из копии заверяется совершением на ней посвідчувального надписи специальной формы.

В практике случаются случаи, когда нет потребности удостоверять копию всего документа в целом - гражданину нужна только выписка из документа. Удостоверение выписки из документа есть возможным тоже за определенного условия: если в документе помещено несколько не связанных между собой вопросов, которые могут по своему смыслу существовать отдельно один от другого. Выписка должна воссоздавать полный текст части документа по определенному вопросу. Чаще всего возникает потребность сделать выписку из трудовой книжки. Так, например, выписка из трудовой книжки должна содержать полный текст первой страницы с указанием названия документа, фамилии, имени и отчество владельца, года рождения, образования, профессии, а уже потом излагается содержание записи, необходимой гражданину.